化妆品执法检查中，进货查验记录是高频被查项。不少门店被处罚，不是因为卖了假货，而是拿不出供货者的资质和产品的注册备案信息——台账没建、建了不全。这篇把查验什么、怎么记、留多久讲清楚。

一、进货查验记录制度的法定内容

《化妆品监督管理条例》（国务院令第727号）第三十八条规定：化妆品经营者应当建立并执行进货查验记录制度，查验供货者的市场主体登记证明、化妆品注册或者备案情况、产品出厂检验合格证明，如实记录并保存相关凭证。

《化妆品生产经营监督管理办法》（国家市场监督管理总局令第46号）进一步细化了经营环节的记录要求。注意这里的义务主体是”经营者”，包括零售门店、美容美发机构、电商经营者，不按规模豁免。建了制度不执行、执行了不留痕，在检查中同样视为未建立。

二、台账要素与日常填写

一份能经得起检查的进货查验台账，至少包含这些要素：

产品信息：化妆品名称、注册人或备案人、生产许可证号（国产）/批准文号、注册备案编号、执行标准编号、生产日期与批号、保质期或限期使用日期；

供货信息：供货者名称、统一社会信用代码、联系方式、进货日期、进货数量与单价；

查验记录：查验项目（资质、注册备案、合格证明）与查验结论、经办人签字；

进口化妆品还要单独留存：报关单、入境货物检验检疫证明、中文标签样张。

实践中用 Excel 或进销存系统都可以，关键是要素齐全、与实物和票据对得上，不能事后凭记忆补。

三、注册备案号怎么查、查什么

国产普通化妆品实行备案管理，特殊化妆品（染发、烫发、祛斑美白、防晒、防脱发以及宣称新功效的化妆品）实行注册管理，包装上应标注相应的注册或备案编号。

经营者可以通过国家药品监督管理局指定的信息公示平台核对编号对应的产品名称、生产企业、备案状态是否与实物一致。重点核对三件事：编号是否存在、状态是否有效、产品名称与包装是否一致。儿童化妆品还应检查”小金盾”标志。发现备案注销、冒用编号、标签与备案不符的，应当拒收并停止销售。

四、保存期限与检查应对

查验记录与相关凭证的保存期限，以满足产品质量安全追溯的需要确定，实务中一般留存至相关产品销售后不少于两年，具体以属地药品监督管理部门要求为准。

飞行检查、抽检时，执法人员通常会随机抽取几款在售产品，要求当场出示供货者资质、注册备案信息和进货凭证。常见的被处罚情形包括：未建立进货查验记录制度、记录项目缺失、无法提供注册备案查询记录、销售未备案的普通化妆品。处罚之外，问题产品还要承担召回与下架成本。

五、经营者与生产者的义务边界

不少经营者会问：我既不生产也不分装，台账要细到什么程度？

经营者的义务集中在”进”和”销”两端：进货查验、进货与销售记录、不良反应报告义务、配合召回。生产环节的批生产记录、检验记录是生产者的义务，经营者无需建立，但要能说清自己卖的产品从哪里来、到哪里去。美容美发机构使用化妆品提供服务的，同样按经营者管理，从大包装分装到小瓶使用的过程，还涉及容器卫生与标签标识问题，容易被忽略。

常见问题

小门店也要建进货查验台账吗？

要。《化妆品监督管理条例》（国务院令第727号）第三十八条没有按经营规模设豁免，便利店、美容店、网店都适用。小门店可以把记录做简（如用进销存表格逐笔登记），但供货者资质、注册备案编号、进货凭证三个核心要素必须留，缺了就等于没建。

供货者是进口贸易商，要查什么？

除营业执照外，重点查三项：产品的注册或备案编号及状态、进口环节的报关与检验检疫证明、中文标签是否符合《化妆品标签管理办法》要求。进货时要求对方提供加盖公章的单据复印件，随货同行，不要只凭微信聊天记录对账。

没有进货查验记录会怎么处理？

依据《化妆品监督管理条例》（国务院令第727号）的罚则，未建立并执行进货查验记录制度的，由负责药品监督管理的部门责令限期改正、给予警告；逾期不改正或情节严重的，依法处以罚款并可以责令停产停业。实际案件中，处罚之外更大的损失是问题产品追溯时的举证不能。

本文所述流程、时限与材料依据现行《市场主体登记管理条例》《税收征收管理法》及公开办事指南整理，具体办理要求与时限以企业登记地市场监管、税务主管部门最新公示为准。